Arkivreglemente

Fastställt av Kommunfullmäktige den 26 januari 1998, § 1.
Senast ändrat av Kommunfullmäktige den 14 december 2009, § 289.

Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den kommunala arkivvården inom Arvika kommun följande reglemente, meddelat med stöd av 16 § arkivlagen (AL).

1 Tillämpningsområde (1 och 2 §§ AL)

Detta reglemente gäller för Kommunfullmäktige och kommunens myndigheter. Med myndigheter avses i reglementet Kommunstyrelsen och övriga nämnder, Kommunfullmäktiges revisorer samt andra kommunala organ med självständig ställning.

Reglementet gäller även för aktiebolag, handelsbolag, ekonomiska föreningar och stiftelser där kommunen utövar ett rättsligt bestämmande inflytande samt de samägda företag för vilka kommunen har arkivansvar enligt särskild överenskommelse.

2 Myndigheternas arkivansvar (4 § AL)

Varje myndighet ansvarar för att dess arkiv vårdas enligt arkivlagen och på det sätt som framgår av punkterna 4-9 av detta reglemente.

Inom myndigheternas verksamhetsområden ska finnas arkivansvariga. För fullgörande av arkivuppgifter hos myndigheten ska det inom varje verksamhetsområde finnas en eller flera arkivredogörare beroende på verksamhetens omfattning.

3 Arkivmyndigheten (7-9 §§ AL)

Kommunstyrelsen är arkivmyndighet.

Arkivmyndigheten utövar tillsyn över att kommunens myndigheter fullgör sina skyldigheter beträffande arkivbildningen och dess syften samt över arkivvården i kommunen.

Hos arkivmyndigheten ska finnas ett kommunarkiv.

Kommunarkivet ska vårda hos sig förvarat arkivbestånd samt främja arkivens tillgänglighet och dess användning i kulturell verksamhet och forskning.

Kommunarkivet ger myndigheterna råd i arkivvårdsfrågor och svarar för slutligt förtecknande av arkiv.

4 Redovisning av arkiv (6 § 2 p AL)

Varje myndighet ska dels redovisa sitt arkiv genom information om vilka slag av handlingar som kan finnas och hur arkivet är organiserat (arkivbeskrivning), dels ordna och systematisera beståndsdelarna så att slutförtecknande hos kommunarkivet underlättas.

5 Dokumenthanteringsplan (6 § 1 p AL)

Varje myndighet skall upprätta en plan som beskriver myndighetens handlingar och hur dessa hanteras (dokumenthanteringsplan). Planen ska fortlöpande revideras.

6 Rensning (6 § 4 p AL)

Handlingar som inte ska tillhöra arkivet ska fortlöpande rensas eller på annat sätt avskiljas från arkivhandlingarna.

Rensningen ska genomföras senast i samband med arkivläggningen och den ska genomföras av personal med god kännedom om handlingarnas betydelse.

7 Bevarande och gallring (10 § AL)

Myndighet beslutar, efter samråd med arkivmyndigheten, om gallring av handlingar i sitt arkiv, såvida ej annat följer av lag eller förordning. Beslut fattas via antagande av en dokumenthanteringsplan eller genom särskilt beslut.

Beslut om mindre omfattande revideringar/kompletteringar av planen kan delegeras.

Vid revidering av dokumenthanteringsplanen ska kommunarkivet erhålla en digital uppdatering av planen.

Beträffande arkiv som överlämnats till arkivmyndigheten beslutar denna efter samråd med överlämnande myndighet.

Handlingar som gallras ska utan dröjsmål förstöras.

8 Överlämnande (9, 14-15 §§ AL)

När arkivhandlingar inte längre behövs för den löpande verksamheten hos en myndighet, kan de efter överenskommelse med arkivmyndigheten övertas av kommunarkivet för fortsatt vård. Myndigheten ska sträva efter en kontinuitet i överlämnandet av handlingar.

Handlingar till kommunarkivet som ska bevaras ska levereras i den sorteringsordning som anges i dokumenthanteringsplanen och vara befriade från gallrings- respektive rensningsbar dokumentation, gem och plast (mappar och fickor). I leverans ska även finnas uppgift om handlingsslag och innehållets tidsintervall.

Kommunarkivet kan endast ta emot de gallringsbara handlingar som har lång gallringsfrist, det vill säga tio år eller mera.

Om en kommunal myndighet har upphört och dess verksamhet inte har förts över till annan myndighet inom kommunen, ska arkivet överlämnas till myndigheten inom tre månader, såvida inte fullmäktige beslutat annat.

9 Arkivbeständighet och arkivförvaring (5 § 2 p och 6 § p AL)

Handlingar som ska bevaras ska framställas med material och metoder som garanterar informationens beständighet.

Arkivhandlingar ska alltid förvaras under betryggande former.

Närmare bestämmelser om arkivbeständighet och förvaring meddelas av arkivmyndigheten.

Av Riksarkivet till statliga myndigheter utfärdade föreskrifter, allmänna råd och tekniska krav ska tjäna som norm för arkivbeständighet och arkivförvaring.